08.02.2007

Neue Formvorschriften für geschäftliche E-Mails, Faxe, Postkarten

Seit 01. Januar 2007 gelten die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen auch für jede andere Form der geschäftlichen Korrespondenz wie E-Mails, Faxe, Postkarten und andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen (z.B. Auftragsbestätigungen).


 
Die verschärften Korrespondenz-Vorschriften sind durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) eingeführt und durch Ergänzung der

• §§ 37a und 125a Handelsgesetzbuch (HGB)
• § 35a GmbH-Gesetz (GmbHG)
• § 80 Aktiengesetz (AktG)
• § 25a Genossenschaftsgesetz (GenG)

geregelt worden, in dem dort nach dem Wort "Geschäftsbriefen" die Worte "gleichviel welcher Form" eingefügt wurden.

Damit müssen wie bislang schon auf Briefen seit Jahresbeginn auch E-Mails, Faxe, Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind (z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Reklamationen, Gutschriften oder ähnliche Transaktionen) folgende Pflichtangaben enthalten:

• den Namen der Firma
• Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Inhabers, bei Gesellschaften der Geschäftsführer und ggf. des Aufsichtsratsvorsitzenden sowie bei einer AG auch aller Vorstandsmitglieder
• die Rechtsform
• den Sitz des Unternehmens (Anschrift)
• das Registergericht
• die Registernummer

Ausgenommen von den Pflichtangaben sind "Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen." Ebenfalls nicht betroffen sind Geschäftsbriefe und E-Mails, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten wie z.B. Werbemailings, Newsletter oder Beiträge zu Internetforen.

Die neuen Formvorschriften gelten für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen bzw. Kaufleute sowie die im Genossenschaftsregister eingetragenen Genossenschaften.

Gewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, sind nicht betroffen. Sie sind nach § 15a Gewerbeordnung (GewO) auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, lediglich zur Angabe ihres Familiennamens mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen verpflichtet. Ab 22. Mai 2007 müssen sie allerdings zusätzlich auch die ladungsfähige Anschrift angeben.